資料請求レター
初めて出す手紙で、担当者名がわからない場合は、名前の代わりにDear Sirs, Dear School Manager, などを入れておくとよい。担当者が女性で既婚者か未婚者かわからない場合は、Ms.とするのが無難。資料請求の際には、自分が入学資格を満たしていることを確認してもらうためにも、年齢、簡単な学歴、職歴などを明記した上で、何を送ってもらいたいのかはっきりと書くこと。また資料が届かない場合の再請求に備え、コピーをとっておくとよい。
資料の催促
一度請求した資料などが届かない場合には、念のため最初に出した手紙のコピーを添えた上で資料が届かなかったことを伝え、もう一度何が必要かを明記して請求を。
入学願書に添える手紙
学校の資料を取り寄せた後、留学したい学校を決定したら、パンフレットに添付されている入学願書を送付。その際、「○○から始まる、○○コースに留学を希望します、授業料の内金を小切手(または銀行送金)で送ります」という手紙を添えよう。期日の期限を明記して、入学許可証の送付依頼と、ホストファミリーの住所を送ってもらたい旨を忘れずに。
ホームステイ先への挨拶状
ホームステイする場合は、事前にホストファミリーに簡単な挨拶と自己紹介の手紙を送っておきたい。自己紹介では、年齢や家族状況、趣味、食べ物の好み、もしあればアレルギーや持病のことなども書き加えておくとよい。また確認のため滞在期間を記し、到着日と時間、到着便名なども書き添えておくことを忘れずに。
入学を辞退する手紙
こちらの事情で入学ができなくなった場合は、なるべく早めに学校に伝えたい。入学辞退の意志をはっきり伝え、学費など返金の手続きがある場合は口座番号なども書き添えておきたい。一般に入学をキャンセルした場合、申込金は返金されないが、授業料などは戻される。
その他情報を送ってもらいたい場合
入学許可証と共に、現地の交通機関案内や申込金の領収書などが送られてくるが、その中にない情報をもっと欲しい場合は連絡してみよう。例えば、部屋を探しているが、フラットを紹介してもらえないか、とか、学校周辺でできるアルバイト情報など。
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