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何かものを書くときに、書き出しさえ決まれば、あとは何とかなる経験をした人は多いのではないだろうか。ビジネス文書も同じ原理で、スタートしてみれば考えがまとまり、すんなりと中身を書けることが多い。そこで『書き出し』という点に注目し、ビジネス文書の便利な表現をまとめてみた。

英文にはいろいろ決まった型があり、慣れてくれば、日本語のビジネス文書より英文の方が書きやすいと感じるようになる。主な書き出しは、大きく8つのグループにわけることができるが、最初から全部覚えるというよりも、まずは自分に使いやすい型から始めて、そのバリエーションを増やしてゆくことをオススメする 。

1) I am writing to …型
  『〜のために手紙を差し上げます』で始まる、最もベーシックかつ応用のきく便利な型。Toに続く動詞を決めるだけで、目的を述べる形になる。(依頼/苦情/問合せ/通 知/求人応募/礼状など)
2) Regarding/Further to … 型
  『〜に関してですが』と始まる型。やりとりの経緯をはっきりさせるために便利。また、主語から始まらない日本のビジネス文書に通 じるところもあり、1)の型より心理的に書きやすいかもしれない。
3) Thank you for …型
  『お返事ありがとうございました』『展示会にお越しいただき、ありがとうございました』と、まずはお礼から入る型。感謝を示されて嫌な人はいない。その後に続く内容がたとえ厳しいものであっても、まずは謝意を表わすことで、やわらかい印象を与えることもできる。
4) I am interested in …型
  『〜に関心があり、お便りしています』という、求人広告への応募や、学校の入学案内のとりよせ、新製品の問合せなど、全く知らない相手に初めて書くときに便利な型。
5) We are/I am (happy/sorry) …型
  『ここに喜んでお知らせいたします』『誠に残念/遺憾ながらノ』など、こちらの感情を表現することから始めて、読み手に、その後に続く事実を受け入れる心の準備を促す。お知らせ、謝罪の手紙、督促状などにみられる。
6) Please (accept/find/be informed/be reminded) …型
  『〜(謝罪を受け入れること/送付物・通知を受け取ること等)を、お願いいたします』と、いきなりお願いから入りながら、良くも悪くもビジネスライクな印象を与える型。
7) This is to …型
  『これは〜のため(に書いているもの)です』と人称を入れず事実だけを書く型で、社内メモなどの比較的短いビジネス文書に使われることが多い。 1)のI am writing to ..と同じく、toの後にくる動詞を選ぶだけで目的を述べることができて便利。
8) I would like to…型
  『〜させていただきたいと思います』『〜していただければと思います』と丁寧に自分の希望を述べることから始まる型。

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