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遠藤安岐子先生
プロフィール
ビジネス英語なんでも相談室

ビジネス英語や、外国人取引先との付き合いなどで困ったことや疑問に思ったことを、遠藤先生がお答えします!


Q. マネージャー職なのですが、本来自分の部署で引き受けるべきではない仕事やマネージャー職の仕事とは思えない仕事(例えば誰々さんにリマインダーメールを送っておいて、とか誰々さんに聞いておいて/伝えておいて、等)が他部署の自分より低いノータイトルの社員からうんざりするほど送られてきて困っています。

こうしたメール対応で時間に追われ、残業も発生し、仕事のレベルも下がってしまうので、きちんと断って正しく生産的に仕事をすることで成果につなげたいのですが、良い表現を教えていただけないでしょうか? また、上司が外国人なので彼に状況を説明する時の表現、および注意点、断るときのマナー等含めてぜひ教えてください。


A. あなたが有能で、英語力もあり、信頼できるから頼まれてしまうのでしょうね。

まず上司に事情を説明して、その人から、頼んできている他の人に申し伝えてもらうのが一番よいでしょう。

上司に説明する際に注意すべきことは、相手が外国人であることもあって、まず具体的に実例を挙げられるようにしておくべきでしょう。また、その件数も聞かれると思うので、毎日何件ということや、週に多いときで、何件ということを自分で把握しておくことでしょう。

そして、他部署から頼まれたことを伝えることによって、伝えられた側の人たちとの対応も付随して生じているのではないかと思われますので、その件数なども具体的にどのようなものかも明確に言えるようにしておくとよいでしょう。

I am enjoying my job and would like to be a productive member of the company. But, I have been getting all sorts of requests from people to act as an intermediary person, like giving messages, instructions, etc. that are not directly associated with my job. It is time consuming to do whatever they ask me to do and I do not believe I have been productive.
(自分の仕事は好きで、生産性のある社員になりたいと思っているのですが、いろいろな人からいろいろなことについて、仲介人のようなことをするように頼まれています。例えば、メッセージや指示を他人に伝えるなど、直接自分の部署に関係ないことです。頼まれたことをやるのに時間をとられてしまい、生産的に仕事ができていないような気がするのですが…)

と切り出し、上司の反応を見て、必要とあれば、実例を挙げることです。上司は何らかの指示を出すと思いますが、もし、"So, what do you want me to do?"
(で、私に何をしてもらいたいの?)と聞かれたら、正直に、これから断ってよいかや、皆に事情を説明してやめてもらうように頼んでください、などと言えばよいでしょう。




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