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遠藤安岐子先生
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ビジネス英語なんでも相談室

ビジネス英語や、外国人取引先との付き合いなどで困ったことや疑問に思ったことを、遠藤先生がお答えします!


Q.会食(ディナー)の約束を取りつけたので正式な案内状(レター)を出すことになったのですが、どのように書き出せばいいのかよくわかりません。 会食は懇親の意がこめられており、特に何か具体的な用件があっての会食ではないのです。また人数も少数なので、パーティーの招待状といった感じでもなく、困っています。どのように案内状をつくればいいのでしょうか? 案内状の決まった書式や推奨されている紙の種類がありましたら、それも教えてください。


A.どんな相手との会食か書いてありませんので、現実的なアドバイスに困りますが、プライベートな場合は、会食用のカードがあります。それには、箇条書きで、
    Invitation
    Date and Time:
    Place:
とだけ書いてありますが、イラストとか写真で何のためのものかが分かるようになっています。たとえば、誕生会用、ベビーシャワー用、新居祝いなどなど。

ビジネスの場合は、単に手紙形式で、しかもすでに相手から日時などの打ち合わせができている場合には、確認形式でするとよいでしょう。

また、懇親会の場合は、"Small Get-together"という言い回しを使い、"party"と言わない方がよいでしょう。

例文:
1) We are very happy that you are able to join us for a small get-together on (date). It will be at (location) from (time) to (time).
2) We would like to confirm the date, time and place for the small get-together.
    Date:
    Time:
    Location:

電話で会食の件を話し、その確認の手紙の場合は、
It was a pleasure talking with you. This is to confirm (dinner/lunch/breakfast) on (date).
(お電話でお話したように、夕食/昼食/朝食は…)

と書き出してはいかがですか? 
また、手紙の最後に必ず
We look forward to seeing you.
(お会いできるのを楽しみにしております)
と付け加えましょう。



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