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| ｜英文ビジネス文書の基礎講座｜英文ビジネスeメールの基礎講座｜英文ビジネスレターの基礎講座｜英文ビジネスFAXの基礎講座｜ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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国際的ビジネスシーンでは、英語が共通語として使われている。相手は、英語圏の国の人だけとは限らない。合理的、効率的にビジネスを進めるために、英文レターの国際的ルールをマスターしよう。 ◆基本原則は３つ １）決められた形式にそって書くこと。 ２）ていねいな書き言葉を使うこと。 ３）正確、具体的に、遠廻しな表現は避けて書くこと。 |
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| 英文レターの形式
レターの内容とともに重要なのが、一般的に認められている形式に従ってきちんと書くということだ。この形式にのっとっているかどうかで、仕事人としての実力が評価されてしまうこともある。
1： レターヘッド Letterhead 自社の商号、ロゴ、住所、電話、ファックス番号、e-mailアドレス。 ▲TOPへ戻る 2： 日付 Date 日付けの表示方法には、英国式と米国式があるので注意。 イギリス式/1st April, 2000 アメリカ式/April 1, 2000 4/1/2000という表記は、４月１日か１月４日なのか混乱する可能性があるので避ける。 ▲TOPへ戻る 3： 宛名 Inside Address 封筒に書く宛名(Outside Address)と一致させる。また、相手のレターにある表記法と一致させるのが礼儀。 Mr. ○○○ , Manager （名前と役職相手の名前がわからない場合はThe Managerと役職名を書く) Sales Department （部署名） EIGO CO. （会社名） ○○Bld., 12 Business Rd., （ビル名、番地、街路名など） Shibuya-ku, Tokyo 150-0021 （都市名、州名、県名など、郵便番号） Japan （国名） ▲TOPへ戻る 4： 敬辞 Salutation Dear Mr. Smithのように、相手の姓だけを用いる。Dear John Smithとフルネームで書くのはまちがい。相手と親しくなれば、ビジネス上でも、Dear Johnとファーストネームで書いてもOK。女性は、MrsやMissより、Msを用いるのが、近年の慣例となっている。 なお、会社宛の場合は、Dear Sirs（イギリス式）や、Gentlemen（アメリカ式）を用いる。最近は、男女平等に考慮して、Dear Members of the Boardや、Dear Sir/Madam、Dear Ladies and Gentlemen が使用されるケースも多い。 ▲TOPへ戻る 5： 本文 Body 基本的に手紙全体が１ページに納まるようにし、パラグラフの数は３から４つくらいが適当。 最初のパラグラフに、日本式の挨拶は不要で、手紙の主旨を簡潔に述べる。日本のビジネスレターでは「晩夏の頃、貴社にはますますご清栄のこととお慶び申しあげます」「平素は格別のご用命を賜り、暑く御礼申し上げます」などとはじまる。しかし、英文レターでそのまま"We are pleased to hear that your company is prosperous toward the end of summer. We wish to thank you for your usual patronage" などと書けば、奇妙に聞こえてしまう。 最後のパラグラフにも、「略儀ながら書中をもちまして・・・」などの記述は不要。手紙の目的によって違うが、"Thank you in advance for considering our request" などという感謝の文か、We look forward to hearing from you soon" という、「お返事お待ちしております」という文で締めくくる場合が多い。 ▲TOPへ戻る 6： 結辞 Complimentary Close Very truly yours, （アメリカ式）、Yours sincerely,（イギリス式）が一般的。 注意したいのは、敬辞が Dear Sirs や、Dear Sir/Madamなど、特定の人物宛てでない場合、Yours sincerely,は使えず、Yours faithfully,となる。 ▲TOPへ戻る 7：署名 Signature 結辞の下に、直筆で署名し、その下に名前をタイプする。 これが基本スタイルだが、このほかに、Marksといって、任意で付け加える要素もある。 [Marks] 1. 件名参照番号：Your Ref. No. ○○○ と、発信日時の下の行に入れる 2. 担当者名：Attention: Ms. ○○○ と、宛名と敬辞の下に入れる 3. 件名：Subject:○○○と、掲示の下１行あけで、用紙の中央に入れる 4. 関係者表示：レター作成者が Yamada Satoshi で、タイピストが Sakata Mayumi だったら、署名の下に１行あけ、左よせでSY/msと入れる 5. 同封書類：Enclosures: 1.○○○2.○○○と、関係者表示の下に左よせで入れる 6. 写し送付先：cc: Mr. ○○○と、同封書類の下に入れる 8. 追伸：最後の行から２行あけて、p.s.と書いてからその右に入れる。 最後に手書きでイニシャルを加える。 [基本フォーマット]
[Punctuation（句読点法）] Open Punctuation 行末句読点を全て省略する Mixed Punctuation 敬辞、結辞の行末のみに句読点をつける Closed Punctuation すべての行末に句読点をつける ▲TOPへ戻る ◆英文レターの表現方法 英語にも敬語はある。丁寧な表現とは? 英語に敬語はない、と思っている人も多いが、実は丁寧表現はしっかり存在する。ビジネスマナーがない、などど思われないように、レターで多用される書き言葉の表現を調べ、学んでいくことが必要だ。以下に、日常の話し言葉とどれほど違うのか、例をあげてみた。 I was happy to see you again when I recently visited the States.（話し言葉） I would like to say how grateful I am for the opportunity to see you again during my recent visit to the USA.（書き言葉） Thanks for the gift.（話し言葉） I wish to express my appreciation for the gift which you so kindly presented to me.（書き言葉） ▲TOPへ戻る 【便利な表現】 正確、具体的、を心がけ、遠廻しな表現は避ける 余分な情報を入れたり、日本的な遠廻しで長い文章は避ける。短めの文章で、言いたいことを的確に伝えよう。 さらに、日本語の催促状では「何分のご配慮をお願いします」などと手紙を締めくくるが、英文では " Please make payment by September 30th without fail." と、もっとダイレクトに表現する。 また、スペルミスは厳禁。ワープロソフトのスペルチェック機能を利用するなど、手紙を出す前に必ずスペルの確認をしよう。 さあ、ここまでわかったら、自分で実際に書いてみよう。何度も練習してビジネスレター独特の基本が身につけば後は非常にラクになる。 ▲TOPへ戻る ◆ 英文ビジネスレターに関する本を探すなら 〜 エイゴタウン・セレクション 〜 ◆ ・英文ビジネスレター実例集 ・最新ビジネス英文手紙辞典 ・英文ビジネスレター&Ｅメール書き方と実例集 ・英文レター基本と文例600―業務連絡パターンブック ・英文ビジネスレター&ファクス・コツのコツ |
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これでバッチリ便利帳 ビジネス文書の書出し |
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