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Homeビジネス英語・求人情報 > 英文ビジネスレターの基礎講座

英文ビジネスレターの基礎講座

Basics of Business Letters

国際的ビジネスシーンでは、英語が共通語として使われている。相手は、英語圏の国の人だけとは限らない。合理的、効率的にビジネスを進めるために、英文レターの国際的ルールをマスターしよう。

◆基本原則は3つ

1)決められた形式にそって書くこと。
2)ていねいな書き言葉を使うこと。
3)正確、具体的に、遠廻しな表現は避けて書くこと。

◆英文レターの形式

1:レターヘッド Letterhead
2:日付 Date
3:宛名 Inside Address
4:敬辞 Salutation
5:本文 Body
6:結辞 Complimentary Close
7:署名 Signature[基本フォーマット]
1)フルブロックスタイル(full-block style)
2)セミブロックスタイル(semi-block style)
3)フルインデントスタイル(full-indented style)
4)セミインデントスタイル(semi-indented style)

◆英文レターの表現方法

英語にも敬語はある。丁寧な表現とは?
正確、具体的、を心がけ、遠廻しな表現は避ける


◆英文レターの形式

レターの内容とともに重要なのが、一般的に認められている形式に従ってきちんと書くということだ。この形式にのっとっているかどうかで、仕事人としての実力が評価されてしまうこともある。

1.レターヘッド
2.日付
3.宛名
4.敬辞
5.本文




6.結辞
7.署名


1:レターヘッド Letterhead

自社の商号、ロゴ、住所、電話、ファックス番号、e-mailアドレス。


2:日付 Date

日付けの表示方法には、英国式と米国式があるので注意。
イギリス式:1st April, 2000
アメリカ式:April 1, 2000
4/1/2000という表記は、4月1日か1月4日なのか混乱する可能性があるので避ける。


3:宛名 Inside Address

封筒に書く宛名(Outside Address)と一致させる。また、相手のレターにある表記法と一致させるのが礼儀。

Mr. ○○○ , Manager (名前と役職相手の名前がわからない場合はThe Managerと役職名を書く)
Sales Department (部署名)
EIGO CO. (会社名)
○○Bld., 12 Business Rd., (ビル名、番地、街路名など)
Shibuya-ku, Tokyo 150-0021 (都市名、州名、県名など、郵便番号)
Japan (国名)



4:敬辞 Salutation

Dear Mr. Smithのように、相手の姓だけを用いる。Dear John Smithとフルネームで書くのはまちがい。相手と親しくなれば、ビジネス上でも、Dear Johnとファーストネームで書いてもOK。女性は、MrsやMissより、Msを用いるのが、近年の慣例となっている。

なお、会社宛の場合は、Dear Sirs(イギリス式)や、Gentlemen(アメリカ式)を用いる。最近は、男女平等に考慮して、Dear Members of the Boardや、Dear Sir/Madam、Dear Ladies and Gentlemen が使用されるケースも多い。


5:本文 Body

基本的に手紙全体が1ページに納まるようにし、パラグラフの数は3から4つくらいが適当。

最初のパラグラフに、日本式の挨拶は不要で、手紙の主旨を簡潔に述べる。日本のビジネスレターでは「晩夏の頃、貴社にはますますご清栄のこととお慶び申しあげます」「平素は格別のご用命を賜り、暑く御礼申し上げます」などとはじまる。しかし、英文レターでそのまま"We are pleased to hear that your company is prosperous toward the end of summer. We wish to thank you for your usual patronage" などと書けば、奇妙に聞こえてしまう。

最後のパラグラフにも、「略儀ながら書中をもちまして・・・」などの記述は不要。手紙の目的によって違うが、"Thank you in advance for considering our request" などという感謝の文か、We look forward to hearing from you soon" という、「お返事お待ちしております」という文で締めくくる場合が多い。


6:結辞 Complimentary Close

Very truly yours, (アメリカ式)、Yours sincerely,(イギリス式)が一般的。

注意したいのは、敬辞が Dear Sirs や、Dear Sir/Madamなど、特定の人物宛てでない場合、Yours sincerely,は使えず、Yours faithfully,となる。


7:署名 Signature

結辞の下に、直筆で署名し、その下に名前をタイプする。
これが基本スタイルだが、このほかに、Marksといって、任意で付け加える要素もある。

[Marks]
1. 件名参照番号:Your Ref. No. ○○○ と、発信日時の下の行に入れる
2. 担当者名:Attention: Ms. ○○○ と、宛名と敬辞の下に入れる
3. 件名:Subject:○○○と、掲示の下1行あけで、用紙の中央に入れる
4. 関係者表示:レター作成者が Yamada Satoshi で、タイピストが Sakata Mayumi だったら、署名の下に1行あけ、左よせでSY/msと入れる
5. 同封書類:Enclosures: 1.○○○2.○○○と、関係者表示の下に左よせで入れる
6. 写し送付先:cc: Mr. ○○○と、同封書類の下に入れる
8. 追伸:最後の行から2行あけて、p.s.と書いてからその右に入れる。
最後に手書きでイニシャルを加える。

[基本フォーマット]
1.レターヘッド
2.日付
3.宛名

4.敬辞

 
5.本文


6.結辞

 
7.署名

1)フルブロックスタイル
(full-block style)

レター構成要素は全て左寄せにする。

句読点法は、open punctuationを用いる。

1.レターヘッド
2.日付
3.宛名

4.敬辞

:
5.本文


6.結辞

,
7.署名

2)セミブロックスタイル
(semi-block style)

日付け、結辞、署名以外は左寄せにする。

句読点法は、mixed puctuationを用いる。

1.レターヘッド
2.日付
3.宛名

,

,

.
4.敬辞

,
5.本文


6.結辞

,
7.署名

,

.

3)フルインデントスタイル
(full-indented style)

宛名の2行目から段々になるように右に下げる。

本文では、各パラグラフの冒頭をインデント(5字前後下げる)する。

日付け、結辞、署名は右寄せ。

句読点法は、closed punctuationを用いる。

1.レターヘッド
2.日付
3.宛名

 

 

 
4.敬辞

:
5.本文


6.結辞

,
7.署名


4)セミインデントスタイル
(semi-indented style)

本文の各パラグラフの冒頭はインデントする。

日付け、結辞、署名は右寄せ。

句読点法は、mixed punctuationを用いる。

[Punctuation(句読点法)]
Open Punctuation
行末句読点を全て省略する

Mixed Punctuation
敬辞、結辞の行末のみに句読点をつける

Closed Punctuation
すべての行末に句読点をつける


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◆英文レターの表現方法

英語にも敬語はある。丁寧な表現とは?

英語に敬語はない、と思っている人も多いが、実は丁寧表現はしっかり存在する。ビジネスマナーがない、などど思われないように、レターで多用される書き言葉の表現を調べ、学んでいくことが必要だ。以下に、日常の話し言葉とどれほど違うのか、例をあげてみた。

I was happy to see you again when I recently visited the States.(話し言葉)
I would like to say how grateful I am for the opportunity to see you again during my recent visit to the USA.(書き言葉)
Thanks for the gift.(話し言葉)
I wish to express my appreciation for the gift which you so kindly presented to me.(書き言葉)



【便利な表現】

正確、具体的、を心がけ、遠廻しな表現は避ける

余分な情報を入れたり、日本的な遠廻しで長い文章は避ける。短めの文章で、言いたいことを的確に伝えよう。

さらに、日本語の催促状では「何分のご配慮をお願いします」などと手紙を締めくくるが、英文では " Please make payment by September 30th without fail." と、もっとダイレクトに表現する。

また、スペルミスは厳禁。ワープロソフトのスペルチェック機能を利用するなど、手紙を出す前に必ずスペルの確認をしよう。

さあ、ここまでわかったら、自分で実際に書いてみよう。何度も練習してビジネスレター独特の基本が身につけば後は非常にラクになる。

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