英文ビジネスレターの基礎講座

１）フルブロックスタイル(full-block style)
２）セミブロックスタイル(semi-block style)
３）フルインデントスタイル(full-indented style)
４）セミインデントスタイル(semi-indented style)

◆英文レターの形式

レターの内容とともに重要なのが、一般的に認められている形式に従ってきちんと書くということだ。この形式にのっとっているかどうかで、仕事人としての実力が評価されてしまうこともある。

1.レターヘッド

2.日付

3.宛名

4.敬辞

5.本文

6.結辞

7.署名

1：レターヘッド　Letterhead

自社の商号、ロゴ、住所、電話、ファックス番号、e-mailアドレス。

2：日付　Date

日付けの表示方法には、英国式と米国式があるので注意。
イギリス式：1st April, 2000
アメリカ式：April 1, 2000
4/1/2000という表記は、４月１日か１月４日なのか混乱する可能性があるので避ける。

3：宛名　Inside Address

封筒に書く宛名(Outside Address)と一致させる。また、相手のレターにある表記法と一致させるのが礼儀。

Mr. ○○○ , Manager （名前と役職相手の名前がわからない場合はThe Managerと役職名を書く)
Sales Department （部署名）
EIGO CO. （会社名）
○○Bld., 12 Business Rd., （ビル名、番地、街路名など）
Shibuya-ku, Tokyo 150-0021 （都市名、州名、県名など、郵便番号）
Japan （国名）

4：敬辞　Salutation

Dear Mr. Smithのように、相手の姓だけを用いる。Dear John Smithとフルネームで書くのはまちがい。相手と親しくなれば、ビジネス上でも、Dear Johnとファーストネームで書いてもOK。女性は、MrsやMissより、Msを用いるのが、近年の慣例となっている。

なお、会社宛の場合は、Dear Sirs（イギリス式）や、Gentlemen（アメリカ式）を用いる。最近は、男女平等に考慮して、Dear Members of the Boardや、Dear Sir/Madam、Dear Ladies and Gentlemen　が使用されるケースも多い。

5：本文　Body

基本的に手紙全体が１ページに納まるようにし、パラグラフの数は３から４つくらいが適当。

最初のパラグラフに、日本式の挨拶は不要で、手紙の主旨を簡潔に述べる。日本のビジネスレターでは「晩夏の頃、貴社にはますますご清栄のこととお慶び申しあげます」「平素は格別のご用命を賜り、暑く御礼申し上げます」などとはじまる。しかし、英文レターでそのまま"We are pleased to hear that your company is prosperous toward the end of summer. We wish to thank you for your usual patronage"　などと書けば、奇妙に聞こえてしまう。

最後のパラグラフにも、「略儀ながら書中をもちまして・・・」などの記述は不要。手紙の目的によって違うが、"Thank you in advance for considering our request"　などという感謝の文か、We look forward to hearing from you soon"　という、「お返事お待ちしております」という文で締めくくる場合が多い。

6：結辞　Complimentary Close

Very truly yours, （アメリカ式）、Yours sincerely,（イギリス式）が一般的。

注意したいのは、敬辞が Dear Sirs や、Dear Sir/Madamなど、特定の人物宛てでない場合、Yours sincerely,は使えず、Yours faithfully,となる。

7：署名　Signature

結辞の下に、直筆で署名し、その下に名前をタイプする。
これが基本スタイルだが、このほかに、Marksといって、任意で付け加える要素もある。

[Marks]
1. 件名参照番号：Your Ref. No. ○○○　と、発信日時の下の行に入れる
2. 担当者名：Attention: Ms. ○○○　と、宛名と敬辞の下に入れる
3. 件名：Subject:○○○と、掲示の下１行あけで、用紙の中央に入れる
4. 関係者表示：レター作成者が Yamada Satoshi で、タイピストが Sakata Mayumi だったら、署名の下に１行あけ、左よせでSY/msと入れる
5. 同封書類：Enclosures: 1.○○○2.○○○と、関係者表示の下に左よせで入れる
6. 写し送付先：cc: Mr. ○○○と、同封書類の下に入れる
8. 追伸：最後の行から２行あけて、p.s.と書いてからその右に入れる。
最後に手書きでイニシャルを加える。

[基本フォーマット]

1.レターヘッド 2.日付 3.宛名 4.敬辞 5.本文 6.結辞 7.署名

１）フルブロックスタイル (full-block style) レター構成要素は全て左寄せにする。 句読点法は、open punctuationを用いる。

1.レターヘッド 2.日付 3.宛名 4.敬辞 : 5.本文 6.結辞 , 7.署名

２）セミブロックスタイル (semi-block style) 日付け、結辞、署名以外は左寄せにする。 句読点法は、mixed puctuationを用いる。

1.レターヘッド 2.日付 3.宛名 , , . 4.敬辞 , 5.本文 6.結辞 , 7.署名 , .

３）フルインデントスタイル (full-indented style) 宛名の２行目から段々になるように右に下げる。 本文では、各パラグラフの冒頭をインデント（５字前後下げる）する。 日付け、結辞、署名は右寄せ。 句読点法は、closed punctuationを用いる。

1.レターヘッド 2.日付 3.宛名 4.敬辞 : 5.本文 6.結辞 , 7.署名

４）セミインデントスタイル (semi-indented style) 本文の各パラグラフの冒頭はインデントする。 日付け、結辞、署名は右寄せ。 句読点法は、mixed punctuationを用いる。

[Punctuation（句読点法）]
Open Punctuation
行末句読点を全て省略する

Mixed Punctuation
敬辞、結辞の行末のみに句読点をつける

Closed Punctuation
すべての行末に句読点をつける

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◆英文レターの表現方法

英語にも敬語はある。丁寧な表現とは?

英語に敬語はない、と思っている人も多いが、実は丁寧表現はしっかり存在する。ビジネスマナーがない、などど思われないように、レターで多用される書き言葉の表現を調べ、学んでいくことが必要だ。以下に、日常の話し言葉とどれほど違うのか、例をあげてみた。

I was happy to see you again when I recently visited the States.（話し言葉）
I would like to say how grateful I am for the opportunity to see you again during my recent visit to the USA.（書き言葉）
Thanks for the gift.（話し言葉）
I wish to express my appreciation for the gift which you so kindly presented to me.（書き言葉）


【便利な表現】

正確、具体的、を心がけ、遠廻しな表現は避ける

余分な情報を入れたり、日本的な遠廻しで長い文章は避ける。短めの文章で、言いたいことを的確に伝えよう。

さらに、日本語の催促状では「何分のご配慮をお願いします」などと手紙を締めくくるが、英文では " Please make payment by September 30th without fail." と、もっとダイレクトに表現する。

また、スペルミスは厳禁。ワープロソフトのスペルチェック機能を利用するなど、手紙を出す前に必ずスペルの確認をしよう。

さあ、ここまでわかったら、自分で実際に書いてみよう。何度も練習してビジネスレター独特の基本が身につけば後は非常にラクになる。

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