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１つのメールには１つの用件だけにすること

同じ人に宛てて書く場合でも、１つのメールには１つの用件に絞って書かなければならない。その理由は、多忙な人は件名で読む必要があるかどうかを判断するからだ。また、後になって、「そういえばあの件はどうだったかな」と調べたい場合、件名が違っていると、読み手も書き手も探すのにひと苦労することになる。

どうしても長くなる場合はレイアウトを工夫すること

漢字のある日本語とちがって、アルファベットは26文字しかない。これが、書体の変更も自由なレイアウトもままならないメールにびっしり並ぶと、非常に読みづらい。そんな時は、------のような線で区切ったり、サブタイトルを【 】で囲むなど、読みやすくする工夫をしよう。さらに、１文目の概要のあとに、目次をつけるとよいだろう。こういった工夫で長いメールでも読んでもらえるようになる。


【メールの見本】

Dear Mr. Layden,

Hope you are well.

I am e-mailing you to let you know that I sent the original and one copy of the revised sales agreement to you by express delivery this morning.

I think the revised agreement covers all the changes we talked about at last week's meeting. If everything is OK with you, please sign both copies and return the original to us.

Yours Sincerely,

Koji Suzuki

なお、メールの最後には必ず名前・会社名・部署名・住所・電話番号・FAX番号などを書いた「署名」(メールソフト内で登録できる)をつけよう。


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