英文ビジネスｅメールの基礎講座

一目で用件がわかる件名をつけること

企業のマネージャークラスともなると１日に100通程度のメールを受け取ることも当たり前だ。件名だけ見て、重要性のないものは捨てられたり無視される可能性もある。また、後になってそのメールを探すことができるよう、的確な件名にすることは書き手のためでもある。

悪い例：Monday Meeting
良い例：Agenda for Production Meeting 0925 Mon.

できるだけ短い文章量にすること（１スクロール以内をめざす）

いかに簡潔さが大切かのエピソードをひとつ。あるビジネス界の著名人は、おびただしい数の講演会の依頼メールを受け取るが、長いメールのものは断ることにしているそうである。それは、多忙な相手を思いやるという常識に欠けているからだそうだ。

多忙なビジネスパーソンが、１つのメールに費やす時間は１分にも満たないと言われている。よほどの重要性のあるものでない限り、ななめ読みされる、ということである。ななめ読みでも要点がしっかり伝わるメールを書かなければ無視されてしまうだろう。相手のリアクションが必要な場合は一瞬でそれが理解されるように書かなければならない。「英文ビジネス文書の基礎講座の目的結論を先に述べる」

【ヒント】Eメールでは短い表現を使おう
・レター	We would like to thank you for~
・Eメール	Thank you for~
・レター	We would like you to~
・Eメール	Please~
・レター	make a decision
・Eメール	decide など

１つのメールには１つの用件だけにすること

同じ人に宛てて書く場合でも、１つのメールには１つの用件に絞って書かなければならない。その理由は、多忙な人は件名で読む必要があるかどうかを判断するからだ。また、後になって、「そういえばあの件はどうだったかな」と調べたい場合、件名が違っていると、読み手も書き手も探すのにひと苦労することになる。

どうしても長くなる場合はレイアウトを工夫すること

漢字のある日本語とちがって、アルファベットは26文字しかない。これが、書体の変更も自由なレイアウトもままならないメールにびっしり並ぶと、非常に読みづらい。そんな時は、------のような線で区切ったり、サブタイトルを【 】で囲むなど、読みやすくする工夫をしよう。さらに、１文目の概要のあとに、目次をつけるとよいだろう。こういった工夫で長いメールでも読んでもらえるようになる。

【メールの見本】

Dear Mr. Layden,

Hope you are well.

I am e-mailing you to let you know that I sent the original and one copy of the revised sales agreement to you by express delivery this morning.

I think the revised agreement covers all the changes we talked about at last week's meeting. If everything is OK with you, please sign both copies and return the original to us.

Yours Sincerely,

Koji Suzuki

なお、メールの最後には必ず名前・会社名・部署名・住所・電話番号・FAX番号などを書いた「署名」(メールソフト内で登録できる)をつけよう。

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