英文ビジネス文書の基礎講座【英語タウン】

すぐれたビジネス文書とは？

実務的にすぐれた文章は、日本語でも英語でも同じである、最短の時間で、最大の理解を得られるものだ。起承転結といった学校で習った作文の書き方は、全文を読んでもらうためのテクニックであり、ビジネス文書には向いていない。ビジネス文書は、さっと一読しただけで要点が理解でき、不必要なところは読み飛ばせ、必要な情報だけを取り出しやすいことが重要だ。

大切なのは文法よりコミュニケーション

ビジネス文書でもっとも大切なことは、効果的なコミュニケーションである。伝えたいことを正確に、簡潔に、丁寧に書いてあれば、少々文法が間違っていても問題ではない。文法的な完璧さをめざすより、失礼な言い方をしていないかを気にしたい。（英語に敬語がない、と信じている人もいるがこれは大きな誤り。英語の敬語ともいえる丁寧表現はちゃんと存在している。）

目的・結論を先に述べる

ビジネス文書では、はじめの数秒で、その文書の主旨や全体像が相手に理解できるようにしなければならない。そのためには、最初のパラグラフで目的や要点を書く必要がある。全体の概要を述べた後、長いものであれば、目次をつけることも効果的だ。

パラグラフ（段落）の重要性

ひとつのパラグラフにはひとつのポイントだけを述べるという原則がある。わかりやすい文書を書くためには、最初の１文にポイントが要約されていること、次に、そのパラグラフのキーワードが主語になっていることが望ましい。

日本ではきちんと教えられていないが、英語圏の教育を受けた人は、パラグラフの重要性についてしっかり教え込まれている。パラグラフをきちんと構成できないと、教育の程度を疑われることにもなる。

「ちょっと長くなったら別の段落にする」という程度の知識の人は、「文の長さよりパラグラフの構造と機能が重要」という意識に改めよう。

つなぎ方、ならべ方に気を遣う

文書の展開をスムーズに受け入れてもらえるように、文や段落のつなぎ方、ならべ方に注意をはらおう。これをおろそかにすると、とたんに分かりにくい文書になってしまう。流れるように読めるわかりやすい文章は、接続がスムーズで、努力して展開を理解しなければならない負担を読み手に与えないものである。

主な接続語、接続表現
順序：first of all, secondly・・・finally
添加：furthermore, what is more, in addition
逆接：however, nevertheless, yet, on the contrary
順接：moreover, and, as well as
比較：on the other hand, in contrast
要約：to sum up, in short, that is
転換：meanwhile
結果：therefore, hence, accordingly, for the reasons stated　above, consequently,thus
結論：in conclusion, everything considered, ultimately, subsequently, after all

目次とリスト（箇条書き）のススメ

文書を書く際、プランニングが大切なことは誰でも知っているが、実質的に、何度も書き直して完璧なものを仕上げる時間がない場合もある。そんな時に役立つのは、まず目次を書く、という手である。自分の考えをまとめる役を果たす上、そのまま文書中に使用して相手に全体像を理解してもらうという役にも立ち、一石二鳥なのでオススメだ。

また、同じ項目に伝えたい要素がたくさんある場合は、できるだけ「箇条書き」を利用しよう。書き手にとっては、よけいな接続語に頭を悩ますことなく要点が整理できるし、「正確」で「簡潔」というビジネス文書の基本を押さえることにもなる。